Die Neuauflage von PowerPoint aus der Microsoft-Office-Suite bringt eine Reihe von Änderungen und Neuigkeiten. Neben der Anpassung der neuen Office-Techniken fallen besonders die verbesserten Internet-Funktionen ins Auge. Hervorzuheben sind weiterhin: Eigene Tabellen, Nummerierungen, AutoFormat während der Eingabe, vereinfachtes Handling von Webseiten, Onlinebesprechungen mit Netmeeting und Präsentationsübertragungen mit NetShow. Die neuen Office-Techniken wurden schon im Artikel über Word 2000 beschrieben (siehe RZ MEMO 2000/1). In diesem Bericht sollen nur die PowerPoint-spezifischen Besonderheiten dargestellt werden.

Nach dem Start zeigt sich das Dialogfeld “PowerPoint” jetzt mit einer Liste der zuletzt geöffneten Dateien (der Eintrag “Weitere Dateien...” verzweigt ins Dialogfeld “Öffnen”) und der zusätzlichen Option “Diesen Dialog nicht wieder anzeigen”. Aktivieren dieser Option setzt im Register “Anpassen” des Dialogfeldes “Optionen” die Option “Dialog “Neue Folie”” (vorher “Neue Folie Dialog”). Nach dem Öffnen einer leeren oder gespeicherten Präsentation zeigt sich das PowerPoint-Fenster in einem neuen Outfit. Menüs und Symbolleisten sowie die Öffnen-/Speichern-Dialogfelder weisen dieselben Besonderheiten auf wie die übrigen Programme von Office 2000.

Auffällig ist die standardmäßig vorgegebene Dreiteilung des PowerPoint-Fensters. Im linken Teil zeigt sich das Gliederungsfeld, im rechten Teil die eigentliche Folie und unterhalb der Folie das Feld für die Vortragsnotizen (“Notizenbereich”). Diese Darstellung ist in der Vorgängerversion nicht vorhanden und heißt Normalansicht. Entsprechend finden sich im Menü “Ansicht” und in der Symbolleiste links von der horizontalen Bildlaufleiste die Einträge “Normal” bzw. “Normalansicht”. Das Umschalten in die alte Folienansicht erfolgt über das Symbol “Folienansicht” in der Symbolleiste links von der horizontalen Bildlaufleiste. Es ist aber auch möglich, in der Normalansicht die Trennlinien zwischen den Fensterteilen an den Rand zu ziehen. Der Eintrag “Gliederung” im Menü “Ansicht” fehlt, es existiert aber weiterhin das Symbol “Gliederungsansicht” in der Symbolleiste links von der horizontalen Bildlaufleiste (allerdings ist das Aussehen geändert). Ebenfalls verschwunden im Menü “Ansicht” ist der Befehl “Vortragsnotizen...” (man gehe in die Normalansicht). In der Symbolleiste links von der horizontalen Bildlaufleiste fehlt dafür das Symbol “Notizseitenansicht” (man benutze den Befehl “Ansicht” “Notizenseite”, vorher “Notizblatt”).

PowerPoint arbeitet jetzt mit eigenen Tabellen (bis zur Version 97 wurden nur Word- oder Excel-Tabellen unterstützt). Zum Erzeugen findet sich außer dem Symbol “Tabelle einfügen” der Befehl “Tabelle...” im Menü “Einfügen”. Das Symbol “Tabellen und Rahmen” blendet wie in Word die gleichlautende Symbolleiste ein. Die Symbolleiste hat einen ähnlichen Aufbau wie in Word. Im Gegensatz zu Word sind die Lösch-, Verbindungs-, Rahmen- und Markierungsfunktionen aber im Menü “Tabelle” der Symbolleiste enthalten. Ansonsten orientiert man sich mit den angebotenen Möglichkeiten an Word.

PowerPoint unterstützt jetzt auch Nummerierungen (bisher nur Aufzählungszeichen). Entsprechend wurden der Befehl “Aufzählungszeichen...” in “Aufzählungen und Nummerierungen...” (Menü “Format”) umgewandelt und neben dem Symbol “Aufzählungszeichen” das Symbol “Nummerierung” eingeführt. Der Befehl blendet ähnlich zu Word ein Dialogfeld zum Einrichten von Aufzählungszeichen und Nummerierungen ein. Das bisherige Dialogfeld “Aufzählungszeichen” erreicht man über den Schalter “Zeichen...” im Register “Aufzählungen”. Über den daneben liegenden Schalter “Bild...” erhält man grafische Aufzählungszeichen (ClipArts).

Die Formatprüfung (bisher “Extras” “Formatprüfung...”) besteht in der alten Form nicht mehr. Die Formatprüfung läuft standardmäßig im Hintergrund. Bei Verstößen nach den in den Formatoptionen festgelegten Regeln meldet sich der Office-Assistent mit einer Glühlampe (falls aktiviert). Das Abschalten erfolgt über die Option “Format überprüfen” im Register “Rechtschreibung und Format” des Dialogfeldes “Optionen”. Dieses Register, das früher nur “Rechtschreibung” hieß und sich bezüglich der Rechtschreiboptionen leicht geändert hat (Aussehen und Optionsbezeichnungen), enthält auch wie in Word eine Option zum An-/Abschalten der Prüfung nach der neuen deutschen Rechtschreibung. Die Format-optionen werden über den Schalter “Formatoptionen...” ebenfalls im Register “Rechtschreibung und Format” angesteuert (früher “Extras” “Formatprüfung...” “Optionen...”). Die Funktionalität darin ist erhalten geblieben, allerdings sind die Registertitel und die meisten Optionsbezeichnungen geändert worden. Die Rechtschreibung kann jetzt auch für fremdsprachliche Texte aktiviert werden (“Extras” “Sprache...”, analog Word).

Die Gliederungsansicht ist identisch mit der Normalansicht. Es werden lediglich die Teilfenster in der Größe verändert, so dass z. B. das Folienfenster erheblich verkleinert angezeigt wird.

Die Animationsvorschau ist jetzt auch in der Foliensortieransicht möglich. Dabei wird die aktuelle Folie direkt animiert. Nach dem Zuordnen von voreingestellten Animationen wird automatisch animiert. Die Animationsvorschau kann auch schnell über das neue Symbol “Animationsvorschau” oder den gleichlautenden Befehl aus dem Kontextmenü aktiviert werden. In der Foliensortieransicht befinden sich neuerdings unter den Folien zwei Schalter: “Folienübergang” (falls definiert) und “Animationsvorschau”. Neue voreingestellte Animationen: “Drop-In” (Text fällt wortweise von oben, vorher “Von oben fallen lassen”), “Text von oben” (Text fällt satzweise von oben), “Diagramm animieren” (Datenpunkte werden animiert zugeschaltet). Im Dialogfeld “Benutzerdefinierte Animation” (jetzt im Register “Reihenfolge & zeitlicher Ablauf”) sind die Listen “Animationsreihenfolge” und “Folienobjekte zum Animieren überprüfen”. Anstelle der Optionen “Nicht animieren”/“Animieren” findet sich neben dem Animationsobjekt ein Kontrollkästchen. Das Register “Darstellung” heißt jetzt “Effekte”, das Register “Wiedergabeeinstellungen” heißt “Multimediaeinstellungen”. Im Register “Effekte” sind die Eingangsanimationen jetzt in Art und Richtung aufgeteilt und damit übersichtlicher.

Die Techniken zur Erstellung von Webseiten sind eng an Word angelehnt. Die nach dem Speichern erzeugte HTML-Datei erhält den angegebenen Dateinamen mit der Endung htm (früher index.htm). Außer der ganzen Präsentation kann jetzt auch ein Teil als Webseite abgelegt werden. Ist eine HTM-Datei geöffnet, so zeigt das PowerPoint-Fenster beim Bearbeiten einer PPT-Datei im Gegensatz zu Word jedoch keine Änderung. Die Ablage und Namensvergabe aller Zusatzdateien wie Grafiken, Sounds, XML- oder CSS-Files wird analog Word im Register “Dateien” des Dialogfeldes “Weboptionen” geregelt. Ebenfalls wie in Word heißt es “Als Webseite speichern” anstelle “Als HTML speichern”, gibt es die “Webseitenvorschau” (Menü “Datei”). Beim Öffnen der HTM-Datei mit einem Internetbrowser wird standardmäßig am linken Rand ein Frame erzeugt, das die Folientitel als Hyperlinks enthält. Unter der Folie erscheinen die Notizen (falls vorhanden). Die PowerPoint-Präsentation im Browser zeigt standardmäßig am unteren Rand eine zusätzliche Leiste, die den Schalter “Gliederung ein-/ausblenden” zum Ein-/Ausblenden des Inhaltsframes, daneben das Symbol “Gliederung erweitern/reduzieren”, den Schalter “Notizen ein-/ausblenden” zum Ein-/Ausblenden des Notizenframes und einen Navigationsbereich enthält (Schalter “Vorherige/Nächste Folie” mit der Anzeige “Folie x von y”, x ist die aktuelle Folie, y die letzte). Die Navigationssymbole aus der Vorgängerversion sind nicht mehr vorhanden.

Man beachte, dass die Dialogfelder “Speichern unter” je nach Befehl “Als Webseite speichern...” oder “Speichern unter...” anders aussehen. Das Festlegen von Umfang und Art der Web-Präsentation erfolgt über den Schalter “Veröffentlichen...” im Dialogfeld “Speichern unter” (“Als Webseite speichern...”). Dazu gehören die Nummern der Folien, die Browserunterstützung (in Word im Dialogfeld “Weboptionen”) und eine Änderung des Seitentitels (der wie in Word auch direkt im Dialogfeld “Speichern unter” getauscht werden kann). Das Aktivieren des Schaltfeldes “Veröffentlichen” im Fenster “Als Webseite veröffentlichen” schließt und speichert. Im Feld “Dateiname:” kann zuvor ein besonderer Ordner festgelegt werden. “Öffnen der veröffentlichten Webseite” bewirkt ein gleichzeitiges Anzeigen im Webbrowser. Über das Dialogfeld “Weboptionen...” (Zugang über den gleichnamigen Schalter im Dialogfeld “Als Webseite veröffentlichen”, ansonsten wie in Word) besteht die Möglichkeit, die o. g. Navigationssymbole zu unterdrücken, Animationen zu aktivieren und die dynamische Anpassung der Bilder an das Browserfenster zu verlangen (Register “Allgemein”). Die übrigen Möglichkeiten entsprechen denen von Word.

In einer Web-Präsentation können jetzt auch animierte GIF-Dateien verwendet werden. Wegen der Änderungen der Internet-Präsentationen gibt es keine Online-Vorlagen mehr.

Neu sind Präsentationsübertragungen mit NetShow. Dabei kann eine Präsentation einschließlich der Audio- und Video-Dateien über das Web übertragen werden. Ebenso sind direkte Sprach- und Videoübertragung per Mikrofon und Videokamera möglich. Die Präsentations- bertragung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn das Publikum groß oder weit entfernt ist. Die Planung ist wie jede andere Besprechung mit Microsoft Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm möglich. Die Präsentation wird im HTML-Format gespeichert, so dass das Publikum lediglich einen Browser benötigt, um die Präsentation zu verfolgen. Wenn ein Zuschauer die Übertragung verpasst oder die Übertragung archiviert werden soll, kann sie aufgezeichnet und auf einem Webserver gespeichert werden. Wenn das Publikum aus 16 oder mehr Zuschauern besteht oder wenn Videoübertragung verwendet werden soll, ist ein Net- Show-Server erforderlich.

Zum Einrichten und Planen einer Präsentationsübertragung aktiviert man den Befehl “Bildschirmpräsentation” “Bildschirmpräsentation übertragen” “Einrichten und planen...”. Im Dialogfeld “Übertragungszeitplan” startet man anfangs mit der Option “Einrichten und planen einer neuen Übertragung”. Im Dialogfeld “Neue Übertragung festlegen” gibt man im Register “Beschreibung” die erforderlichen Daten ein. Im Register “Übertragungseinstellungen” legt man den Umfang der Audio-/Videogegebenheiten fest und bestimmt die Möglichkeit einer Mail-Antwort und einer Archivierung. Über die Schaltfläche “Serveroptionen...” gelangt man ins gleichnamige Dialogfeld zum Einstellen des Ordners im Netz oder auf einem Dateiserver, auf den die Teilnehmer zugreifen sollen. In diesem Dialogfeld wird auch der eventuell erforderliche NetShow-Server angegeben (nutzt man einen NetShow-Anbieter im Internet, so aktiviert man die Option “Benutzen eines NetShow Drittanbieters”). Die Übertragung wird mit “Bildschirmpräsentation” “Bildschirmpräsentation übertragen” “Übertragung beginnen” angestoßen.

Vor dem Empfang einer Präsentationsübertragung erhält man eine Mail, in der die URL, die die Übertragung enthält, als Hyperlink angegeben ist. Es ist es empfehlenswert, sich der Übertragung fünfzehn Minuten vor der Zeit anzuschließen, für den Fall, dass der Vorführende in letzter Minute noch Informationen mitzuteilen hat. Beim ersten Empfang einer Übertragung erscheint möglicherweise eine Aufforderung, einige ActiveX-Steuerelemente für Internet Explorer 4.0 herunterzuladen. (Siehe dazu Seite 9 !)

Weitere Neuigkeiten:

• Wie in Word wird für jede Präsentation standardmäßig ein eigenes Programmfenster aufgemacht. In PowerPoint lässt sich diese Eigenart allerdings über die Option “Fenster in Taskleiste” abschalten (Register “Ansicht” im Dialogfeld “Optionen”).
• Die Option “Text automatisch an Textplatzhaltergröße anpassen” (Register “Bearbeiten” im Dialogfeld “Optionen”) verkleinert den Text bei Überlänge, wenn Platzhaltertexte überschrieben werden (funktioniert nur bei Aufzählungen, und da auch nur bedingt).
• Die Option “AutoFormat während der Eingabe” (Register “Bearbeiten” im Dialogfeld “Optionen”) veranlasst einige der von Word bekannten Autoumwandlungen wie Konzeptsymbole, Brüche, Aufzählungen, Nummerierungen und Hyperlinks. Eine Auswahl über ein gesondertes Dialogfeld ist allerdings nicht möglich.
• Die Symbolleiste “Handzettelmaster” enthält zusätzlich Symbole zur Anzeige von 4 oder 9 Folien.
• Die Symbolleiste “Überarbeiten” besitzt zusätzlich die Symbole “Vorheriger/Nächster Kommentar” und “Kommentar löschen.
• Zum Einrichten einer Bildschirmpräsentation für die Vorführung mit einem Notebook und einem Projektor bietet PowerPoint den “Projektor-Assistent...”. (Schaltfläche im Dialogfeld “Bildschirmpräsentation”). Der Assistent fragt Notebook- und Projektortyp ab, testet ggf. Projektorsound und gibt Hinweise zum Verbinden von Notebook und Projektor.
• PowerPoint deaktiviert während einer Präsentation auf Notebooks Bildschirmschoner und Stromsparmodus, um unerwünschte Unterbrechungen zu vermeiden.
• F5 startet die Bildschirmpräsentation. Die Befehle “Pfeil” und “Stift” aus dem Menü, das während der Präsentation eingeblendet werden kann, finden sich jetzt im Untermenü “Zeigeroptionen”. Die Befehle “Gehe zu” “Ausgeblendete Folie” und “Folienzeitmonitor” aus demselben Menü sind nicht mehr vorhanden.
• Der Befehl “?” “Erkennen und Reparieren...” erlaubt das Beheben von Programmfehlern (man beachte, dass ein Reparaturdurchlauf für das ganze Office von der Installations-CD gestartet werden kann).